Mail Dili ve Mailde İmla Kurallarını Bilmenin Önemi

İş hayatının içerisinde farklı dinamikler mevcuttur. Bazı çalışma alanlarında insanlar birebir iletişime geçerken bazı alanlarda çalışan; müşteri, kişi veya üyelerle teknolojik cihazlar aracılığı ile iletişime geçer. Birçok kişi çalışma hayatına başlarken mail yazma kurallarından haberdar değildir. Mail yazma kuralları aslında tüm bunların birer kural olduğu bilinmeden, yöneticilerden ya da iş arkadaşlarından alınan dönüşler ve yönlendirmeler ile öğrenilen kurallardır.

Ancak işin derinine inildiğinde mail yazma kuralları ve mail imla kuralları bir hayli detaylı ve aynı zamanda oldukça önemlidir. Sizler için bu önemli konuya gerekilen önemi verebilmek adına mail yazma kuralları nelerdir gibi soruları yanıtladık. 

Dünya genelinde günlük ortalama 300 milyon mail gönderimi yapılıyor. Bu sayısal ifade tahmin edilen değer. Mail sayısının bu denli artmış olmasının sebebi elbette sadece insanlar değil. Aynı zamanda markaların kampanya iletişiminde kullandıkları kanallar. Bir diğer deyişle dijitalleşen şirketler ve dünya.

Mail yazma kuralları, maili kime yazıyor olduğunuza göre değişir. Kısaca tanımlamak gerekirse mailler resmi, kurumsal ve resmi olmayan şeklinde kendi içerisinde üçe ayrılabilir. Elbette bunu talep mailleri, rica mailleri ya da direktif mailleri gibi daha da detaylandırmak mümkündür. Mail yazma kurallarına geçmeden önce, mail araçlarında sık sık kullanılan kısaltmaların ve terimlerin bilinmesi de önem taşıyor. Doğru maili yazmak kadar yazılan bu mailin doğru kişi ya da kişilere ulaştırılması da bir o kadar önemlidir. Çalışma hayatında sıklıkla karşılaşabileceğiniz mail kısaltmaları aşağıdaki gibi örneklendirilebilir; 

• Alıcı / Kime / To: Maili göndereceğiniz kişi ya da kişileri tanımlayan kısaltmadır. 
• Cc (Carbon Copy): İlk muhatap olmayan ancak yine de maili görüntülemesi gereken kişileri belirtmek amacıyla kullanılan kısaltmadır. 
• Bcc (Blind Carbon Copy): Bir mail aynı anda çok fazla kişiye gönderiliyor ise, diğer alıcıların adreslerin gözükmemesi için kullanılan kısaltmadır.
• Subject (Konu): Mailin içeriğinin ne olduğunu anlatan 2-3 kelime yazmanın yeterli olduğu alandır.
• Mail imzası: Gönderilen veya alınan maillerin en alt kısmında bulunan ve gönderici kişiye ait olan maildeki imzadır. Bir başka deyişle gönderici tarafın kartviziti de denilebilir. İmza sahibi hakkında bilgileri mail imzası kısımda görebilir ve kişi hakkında detaylı bilgi edinebilirsiniz.

‘’Kurumsal mail nasıl yazılır?’’ sorusuna yanıt arıyor olabilirsiniz. Bunun yanı sıra yöneticilere nasıl mail yazılır araştırması yapıyor olabilirsiniz. Bir yöneticiye ve müdüre mail yazmak ile kurumunuzdaki herhangi bir çalışana mail yazmak arasında normal şartlarda herhangi bir fark olmamalıdır. Mail yazmanın kuralları farklı evrelerin doğru şekilde yerine getirilmesini kapsar.

Örneğin ideal bir kurumsal mail; saygılı bir girizgah, açıklayıcı bir gövde ve selamlayıcı bir sondan oluşur. Atılacak mailde şikayet ya da öneri gibi bir durum söz konusu değilse, yöneticinize mail yazarken ekstrem bir ifadeye veya açıklamada bulunmanız beklenmez. Fakat bir şikayet ya da öneri mevcut ise; bu durumda mail yazma kurallarının yanı sıra kurum kültürü de mail yazımlarında önem taşır.

Genelde gün içerisinde elimize ulaşan tanımadığımız ve bilmediğimiz kişiler tarafından gönderilen mailler açılmaz. Çoğu insan bu tarz maillerin spam ya da virüs olabileceğini düşündüğü için okumaya gerek duymaz. Peki bu durumda tanımadığımız ama önemli olan mailleri fark etmek için ne yapabiliriz? 

Kullandığınız kişisel e-mail adresi, adınız ve soyadınızdan oluşmalıdır. Bu mail şirket adına fakat şirket dışından birine atılacaksa, mailde mevcut görev alanınızdan da bahsedilmesi gerekir. Karşı tarafın ilgisini çekecek olan ilk nokta ad ve soyad kısmıdır. Şirket dışından birine mail yazarken uygulanması gereken başka adımlar da vardır. Örneğin mail yazarken Subject yani konu kısmı büyük önem arz eder. Çünkü bu kısım karşı tarafın ilk göreceği ve ilgisini çekecek kısımdır. Maili bu kısma bakarak okumaya karar verir veya okumaktan vazgeçer. Aynı zamanda mail hakkındaki ön fikri oluşturan da bahsi geçen kısımdır. Seçeceğiniz konunun mail ile alakalı olması gerekir. Bunun yanı sıra karşı tarafın göreceği şekilde ilk harfleri büyük ve imla kurallarına uyularak yazılmalıdır. İşle ilgili bir giriş yapmayı planlıyorsanız mutlaka şirketinizin, departmanınızın ismini mail içerisinde geçirmeniz gerekir. Alıcının adını bilmiyorsanız sadece “Merhaba” gibi genele hitap eden bir kelime ile maile başlayabilirsiniz. Çok resmi ve aynı zamanda çok samimi olmadan mail içeriği belirtilip anlaşılabilir bir dille mailinizi sonlandırabilirsiniz.

İş arkadaşınıza maili yazmadan önce alıcının mail üzerindeki amacının ne olduğunun belirlenmesi gerekiyor. Bu bilgi dahilinde gereken girişi yapabilir ve mailin içerik kısmına geçtikten sonra bilgi kısımlarını düzenleyebilirsiniz. Samimi bir iş arkadaşınız ise daha az resmi bir dil ile yazmak sizin kararınızdır. Fakat aksi bir durumda yani belli bir samimiyet seviyesine ulaşmadığınız çalışma arkadaşlarınıza mail atarken üslubunuza ve yazış şeklinize dikkat etmelisiniz. Mail yazarken kullanılan gereksiz uzun anlatım ve dolaylı anlatma her iki taraf için kafa karıştırıcı olabilir. Eğer sorunlar mail dışına çıkabilecek durumda ise kısa vadede toplantı talep edip düzenleyebilir ve olayı kalıcı bir şekilde çözebilirsiniz.

E-posta ve mail yazma kuralları aslında belli bir çerçevedir. Bir diğer deyişle standart da denilebilir. Fakat her kurumun kendine has kültürü, bu kuralları belirli bir düzeyde etkileyebilir. Etkili bir mail oluşturmak için ihtiyaç duyacağınız 3 temel adım bir girizgah, metin gövdesi ve mail sonu selamlama kısımlarına dikkat etmektir.

Mail dili ve kurallarının önemi yadsınamaz. Çalışma ortamında birine kendinizi yüz yüze daha net bir şekilde ifade edebilirsiniz. Çünkü karşıdaki kişi sizin ses tonunuzu duyar ve mimiklerinizi görür. Fakat her zaman bu durumu sağlama olanağı imkansıza yakındır. Çünkü muhatabınız, iş arkadaşınız değil; üyeniz veya müşteriniz olabilir. Bu noktada karşıdaki kişi veya kişiler ile ideal bir iletişim şekli belirlemelisiniz.

Mail yazarken, bir yazıdan ibaretsiniz. Bu noktada yazı içerisinde hem iş performansınızı hem profesyonelliğinizi hem bilginizi hem de yetkinliğinizi ifade edebilmelisiniz. Bir müşteriye atılacak mailde yapılan yazım yanlışları veya yanlış hitap şekli, birini kazanmadan kaybetmenize neden olabilir. Daha da kötüsü, maili attığınız marka veya kuruma karşı kişinin ön yargı oluşturmasına neden olabilir. Bu noktada maillerde yazım dili ve imla kurallarına uymanın önemi çok daha iyi bir şekilde anlaşılabilir.

Depar Akademi dünyaya adını duyurmuş pek çok kurum ve kuruluşa sunduğu Eğitim Çözümleri ile destek oluyor. Onlarca Eğitim Çözümü arasından şirketiniz için ideal olanı seçebilir ve şirketinizi bir adım ileriye taşıyabilirsiniz.