Daha Çok Çalışıp Daha Az Üretmenin Önüne Nasıl Geçilir?

Çalışanların maksimum verimde üretim yapması için zaman yönetiminin doğru şekilde uygulanması gerekir. Zaman yönetiminde doğru bir yol izlenmediğinde fazla çalışıp az üretme gibi problemler yaşanmaktadır. Bu gibi durumlar hem çalışanı hem de işvereni olumsuz yönde etkiler. İşlere yeteri kadar zaman ayırmak, gün içerisindeki üretkenlik seviyesinin artmasına yardımcı olur. Böylece şirketin başarı merdivenlerini tırmanması da mümkün hale gelir. Zamanı verimli kılmak üzere pek çok farklı teknik üzerinde çalışmalar yapılmış ve bunların verileri paylaşılmış. Biz de akademik çalışmalara bakarak ve makale taraması yaparak verimli çalışma saatleri elde etmek üzere ipuçları hazırladık. Daha çok çalışıp daha az üretmenin önüne nasıl geçilir sorusuna yanıt bulmak için sayfayı okumaya devam edebilirsiniz. Bu konuda uygulayabileceğiniz stratejileri öğrenebilir, zaman yönetimi konusunda farklı taktikler geliştirebilirsiniz.

Verilen işlerin kısa sürede başarılı şekilde tamamlanabilmesi için zaman yönetimi önemli bir faktör olarak kabul edilmektedir. Zaman yönetimi hem kişinin hem de şirketin başarıya ulaşmasını sağlıyor. Doğru zaman yönetimi ile az çalışıp çok üretmek mümkün oluyor. Bunun için uygulanabilecek farklı stratejiler bulunuyor. Bu strateji ve tavsiyeleri sizin için listeledik. Kendinize uygun olanları seçebilir, uygulamaya alabilirsiniz.

İşlere ayrılan sürenin her ne kadar hesaplandığı düşünülse de gün içerisinde verimliliği azaltan zaman dilimleri oluşuyor. Bir araştırmaya göre insanların sadece yüzde 17’si zamanın nasıl harcandığını hesaplayabiliyor. Zaman yönetimin ilk kurallarından biri işe ayrılan sürelerin saptanması olarak kabul ediliyor. İş süre takibi yapmak için ilk olarak günlük bir program oluşturabilirsiniz. Bunun için çeşitli mobil uygulamaları kullanabilir, 24 saatlik bir program yapabilirsiniz. Böylece gün içerisinde neye ne kadar zaman harcadığınızı öğrenebilirsiniz. Bu sayede gereksiz zaman harcanan eylemleri azaltabilirsiniz. Günlük bazda verimli çalışma süreleri yaratmak, başarı hedefine hızlı bir şekilde ulaşılmasını sağlıyor.

Uzun soluklu çalışma süreleri içerisinde kısa molalar vermek konsantrasyonun toparlanmasına yardımcı oluyor. Zaman yönetimi için molaların zamanları ve sürelerinin iyi bir şekilde belirlenmesi gerekiyor. Bu sayede uzun soluklu bir mola ile işten kopma gibi problemlerin yaşanması engelleniyor. Verimli çalışma düzeyinin gün sonuna kadar stabil tutulabilmesi için küçük molalar verilmesi gerekiyor. Bu molalar kahve ve çay molaları gibi düşünülebilir.

Stres, genellikle kötü bir şey olarak tanımlanır. Bunun aksine yönetilebilir bir stres seviyesi başarıya ulaşma yolunda kişiyi motive ve üretken tutar. Bu seviyede bir stres için çalıştığınız işte bir bitiş süresi belirleyebilirsiniz. Belirlenen sürede işi teslim etmek için maksimum performansla çalıştığınızı fark edebilirsiniz. Bu sayede hedeflerinize ulaşmak sizi motive edebilir. Aynı zamanda işverenler tarafından takdir edilebilirsiniz. Çalışma sırasında teslim süresi belirlerken maksimum performansınızı baz alabilirsiniz. Bu sayede tüm süreç boyunca motive olabilir, işi zamanında teslim edebilirsiniz.

İki dakika kuralı girişimci Steve Olenski tarafından hayatımıza dahil oldu. Girişimci Olendki’ye göre bir iş ya da eylem iki dakika ya da daha kısa sürede gerçekleşebiliyorsa o işin ertelenmemesi olarak tanımlanıyor. Ani gelen ve iki dakika kadar sürecek işlerin ertelenmesi zaman kaybına yol açabilir. Bu gibi durumların yaşanmaması için kısa işlerin geldiği anda tamamlanması tavsiye ediliyor. Aynı zamanda kısa işlerin ertelenmemesi asıl işe olan konsantrasyonun dağılmasını da engelliyor. Böylece full odaklı bir çalışma eylemi gerçekleşiyor. İki dakika kuralını hem iş alanında hem de kişisel yaşantınızda uygulayabilirsiniz.

Uzun soluklu ve sıklıkla tekrarlanan toplantılar iş veriminin düşmesine neden oluyor. Bir araştırmaya göre genel bir ofis çalışanının ayda ortalama 31 saat toplantıda bulunduğu hesaplanıyor. Bu süre çalışan performansını ciddi düzeyde olumsuz etkiliyor. Toplantılara katılmadan önce yapılacak eylemin ya da işin farklı şekilde yapılıp yapılmayacağına bakılması öneriliyor. Online üzerinden tamamlanacak işlerde toplantı yapılmaması çalışanların zaman yönetimi için önemli bir adım olarak görülüyor. Stabil olmuş toplantı düzenlerine bir yenilik getirebilirsiniz. Bu sayede başarı performansının arttığına şahit olabilirsiniz.

Multitasking tekniği aynı anda birden fazla işe odaklanma olarak tanımlanır. Bu teknik her ne kadar zaman kazandırıyor gibi görünse de aslında işlerin teslim sürelerinin uzamasına yol açmaktadır. Belirlenen en kısa sürede işin maksimum başarı ile teslim edilebilmesi için aynı anda tek bir işe odaklanılması tavsiye ediliyor. Yapılacak işleri önem sırasına göre programlamak günlük bir çalışma planı da oluşturuyor. Aynı anda tek bir işe odaklı şekilde çalışmak kişi konsantrasyon seviyesini artırıyor. Böylece yüksek performanslı bir çalışma elde ediliyor.

Kusursuz olmaya çalışmak çoğunlukla zaman kaybına yol açıyor. Bu gibi durumların yaşanmaması için projeleri mümkün olan en kısa sürede tamamlayıp bir diğer işe başlayabilirsiniz. Böylece kısa sürede tüm işlerinizi bitirebilirsiniz. Gerekli gördüğünüz işlere sonrasında tekrar dönebilir, iyileştirmeler yapabilirsiniz. Kusursuz olmaya çalışmak yapılan işin uzamasına ve konsantrasyon kaybına yol açıyor.

İşe geliş gidiş süreleri bonus zamanlar olarak değerlendirilir. Bu zamanların gereksiz işlerle harcanmaması tavsiye ediliyor. İşe geliş gidiş sürelerinde gerekli e postaların gönderilmesi, bazı araştırmaların yapılması ya da günlük program oluşturulması gibi işleri tamamlayabilirsiniz. Böylece hemen her boş zamanınızı verimli şekilde değerlendirebilirsiniz.

E postalara yanıt vermek için gün içerisinde zaman ayrılabilirsiniz. Ancak mesaj ve e postaların gün içerisindeki aktif çalışma zamanınızı çalmasına izin vermeyin. Çalışma sıraında gelen mesaj ve bildirimlere yönelmek iş içerisindeki konsantrasyonun dağılmasına neden oluyor. Bu gibi durumlar yaşamamak için telefon ve bilgisayarın bildirim seslerini kapatabilirsiniz. Böylece işlerinizi kısa sürede teslim edebilir, günün geri kalan zamanında e postaları yanıtlama işini yapabilirsiniz.

Bazı araştırmalara göre çalışma alanının kişiselleştirilmesi çalışma performansını yüzde 15 oranında olumlu etkiliyor. Çalışma alanında ve ofis içerisinde kişisel eşyaların ve fotoğrafların kullanılması, kişinin işe olan motivasyonunu artırıyor. Böylece verimli bir çalışma ortamı oluşturuluyor.

90 dakikalık periyotlar halinde çalışmak iş içerisindeki konsantrasyonun artmasına yardımcı oluyor. Araştırmalara göre 90 dakikayı geçmeyen aralıklarla çalışanların diğerlerine oranla daha üretken oldukları anlaşılıyor. Verimlilik seviyesini artırmak için 90 dakikalık çalışma ve kısa bir mola şeklinde çalışma yürütebilirsiniz.

Çalışma sırasında dış faktörler genellikle kişinin iş içerisindeki performansının azalmasına neden oluyor. Ofis içerisinde sessiz bir çalışma ortamı oluşturulması tam konsantre bir çalışma alanı sağlıyor. Cep telefonu gibi kişisel elektronik cihazların seslerinin kısılması iş sırasında bölünme gibi problemlerin yaşanmasını engelleyebilir.

Depar Akademi, şirketler için farklı eğitimler hazırlayan bir firma olarak tanımlanıyor. Firma sistemi üzerinden farklı konularda özel olarak hazırlanmış eğitim seçeneklerine göz atabilirsiniz. Eğitimler arasından şirketinize uygun olanları bulabilir, bu alanlarda düzenlemeler geliştirebilirsiniz. Aynı zamanda Depar Akademinin uzmanlarından danışmanlık hizmeti alabilirsiniz. Şirket içi olumsuz gördüğünüz durumları anlatabilir, bu alanlarda ne gibi değişiklikler yapılması gerektiği konusunda bilgi sahibi olabilirsiniz.