
Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman, herkese eşit dağıtılan tek şey. Ancak onu nasıl değerlendireceğinizi iyi bilmeniz gerekiyor. Bunun için de zaman yönetimi üzerine biraz kafa yormak hatta zaman yönetimi eğitimi almak önemli.
Zaman yönetimi; verimliliği ve üreticiliği artırmak amaçlı olarak belirli faaliyetler üzerinden harcanan zamanın bilinçli bir şekilde kontrol edilmesi olarak ifade edilmektedir. Zaman yönetimi için yapılan faaliyete uygun araç ve materyaller kullanılabilir. Zaman, geri döndürülemeyen, depolanamayan, satın alınamayan ve çoğaltılamayan bir kaynaktır. Zamanın doğru şekilde yönetilmesi birey ve toplum için verimliliği artırmaktadır.
Ünlü yazar Dostoyevski’nin zamanın önemi hakkında şu ifadeleri dikkat çekici: Hayata yeniden başlasaydım saniyelerin nabzını tutardım.
Kişisel Zaman Yönetimi Nedir?
Bireyin kendi zamanını kontrolü dahilinde yönetme biçimi, işlere ayrılan zamanın verimli şekilde değerlendirilmesini sağlamaktadır. Zaman kontrolü elbette ki iş verimliliğini ve üretkenliği olumlu yönde etkilemektedir. Kişisel zaman yönetimi için farklı teknikler kullanılabilir. Zaman yönetimi teknikleri arasından kişi, kendine uygun olan tekniği bulup faaliyete geçebilir. Kişisel zaman yönetiminde sıkça karşılaşılan olumsuz ifadeler; ‘neden harekete geçemiyorum’, ‘bunca işi bu kadar kısa zamanda nasıl yapacağım’ oluyor. Zaman yönetimi başlarda zor gibi algılansa da doğru teknikler kullanıldığında kısa sürede adapte edilebilir.
Zaman Yönetiminde Tuzaklar
Zaman tuzağı, zamanın verimli yönetilmesini engelleyen durum ve davranışlar olarak nitelendirilir. Zaman yönetimi tuzakları genel hatları ile şu şekilde maddelenebilir;
-
Çok önemli olmayan ziyaretçiler
Zamanı doğru kullanma tekniklerine ters düşen aktivitelerinden biri önemli olmayan ziyaretlerdir. Uzun süren önemsiz ziyaretler gün içerisindeki zaman yönetimini olumsuz yönde etkiler. Bu gibi durumlar aynı zamanda ziyaret sonunda bireyin yapılan işe geri dönmesini ve adaptasyonunu da olumsuz yönde etkilemektedir.
-
Amacı olmayan toplantılar
Toplantılar işin ya da üretilen şeyin bir ileri seviyeye çıkarılması için yapılmaktadır. Gereğinin dışında yapılan toplantılar işin aksamasına ve zaman yönetiminin bozulmasına neden olabilir. Bu gibi durumlar bireyi olumsuz düşüncelere ve başarısızlık duygusuna itebilir.
-
Düzensiz çalışmak
Zaman yönetiminde ilk dikkat edilmesi gereken konulardan biri de düzen olarak kabul edilmektedir. Düzenli bir çalışma stili, zaman yönetimini olumlu yönde etkileyebilir. Düzensiz çalışmak aksi takdirde zaman kaybına yol açacaktır.
-
Bilgi kaynağının doğru olmamasından kaynaklanan yanlış bilgi
Çalışma alanında edinilen yanlış bilgi, zaman kaybına yol açabilir. Bu nedenle zaman yönetimi için ilk olarak ulaşılan bilginin doğruluğundan emin olmak gerekmektedir.
-
Gereksiz telefon görüşmeleri
24 saatlik zaman yönetimlerinde gün içerisinde yapılan aktivitelerin gözden geçirilmesi gerekmektedir. Gereksiz telefon görüşmeleri zamanı doğru kullanma amacını olumsuz yönde etkileyebilir. Uzun süren telefon görüşmeleri bireyin işe geri dönmesini ve adapte olmasını engelleyebilir.
-
Disiplinsizlik
Zaman yönetimi için kullanılan en pratik yöntemlerden biri günlük, haftalık ve aylık planlar yapmaktır. Planlı olmak, plana sadık kalmak konusunda teşvik edici olabilir. Disiplinsiz çalışma modeli, zamanın gereksiz noktalarda fazla harcanmasına neden olur. Bu nedenle disiplinsiz çalışma modeli zaman yönetimi ile ters düşmektedir.
-
İyi bir dinleyici olmamak
Toplantı, söyleşi ve eğitim alanlarında sunulanı iyi bir şekilde dinlemek, konuya hakim olma ve öğrenme süresini kısaltmaktadır. Bu sayede zaman yönetimi konusunda önemli bir adım atılabilir. İyi bir dinleyici olmamak zaman yönetimini olumsuz yönde etkilemektedir.
Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri
Zaman yönetiminde kilit konu ne kadar zaman olduğu değildir. Bir zaman diliminde neyin yapılabileceğinin planlanması ve işlerin doğru bir şekilde ilerlemesinin sağlanmasıdır. Zaman yönetimi için kullanılabilecek teknikler şunlardır;
- Pomodoro Tekniği
Pomodoro tekniği hem iş hem de okul alanlarında etkin bir şekilde kullanılmaktadır. Öyle ki yaygın olan bu teknik için farklı mobil uygulamalar da bulunmaktadır. Pomodoro tekniği, 25 dakika çalışma ve 5 dakika dinlenme ilkesine dayanır. Teknik uygulamasında sayaç kullanmak uygulama kolaylığı sağlayabilir.
- Eisenhower Matrisi
Eisenhower tarafından geliştirilen matris, ‘’önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli’’ sözüne dayanmaktadır. Teknikte gün içerisindeki işlerin acillik ve önem sırasına göre listelenmesi gerekir. Bu teknikte işler, acil ve önemli, acil ve önemli değil, acil değil ama önemli, acil değil ve önemli değil şeklinde sıralanması tavsiye edilir.
- Hızlı Planlama Metodu
Tony Robbins tarafından geliştirilen hızlı planlama metodu esnek bir planlama imkanı subar. Teknikte önemli olan asıl amaca ulaştıracak iş üzerinde yoğunlaşmaktır. Esnek çalışma tekniği sayesinde başlarda uygulama kolaylığı sağlar.
- Kanban Tekniği
Japonların zaman yönetimi için kullandığı bir teknik olarak bilinmektedir. Kanban tekniği en çok yaygın şekilde kullanılan teknikler arasında ilk sıralarda yer alır. Bu teknikte süreç şu şekilde ilerler;
- Görselleştirme
- Devam eden işleri limitleme
- Akışı yönetme
- Politikaları açık hale getirme
- Geri bildirim döngüsü kurma
- İşbirliğiyle iyileşip deneysellikle evrimleşme
- 168 Saat
Yazar Laura Vanderkam tarafından tasarlanan teknik toplamda 7 gün yani 168 saati kapsar. 7 günlük bir planlama sayesinde bir haftalık zaman yönetimi elde ediliyor. Böylece gereksiz zaman harcama ihtimali ortadan kalkar.
- Pareto İlkesi
Pareto ilkesi 80/20 kuralı olarak ifade edilir. Kuralda sonuçların yüzde 80’i nedenlerin yüzde 20’sine bağlı kabul edilir. Bu teknik zaman yönetimi açısından oldukça faydalıdır. İş hayatında sıklıkla kullanılan teknik, verimi artırmayı hedefler.
Etkili Zaman Yönetimi Yaklaşımları
- ABC Yaklaşımı
Çok merak edilen ve sıklıkla kullanılan yaklaşımlar arasında yer alan ABC yaklaşımı ‘’istediğiniz yapabilirsiniz, ancak her şeyi yapamazsınız’’ düşüncesine dayanır. Günlük planlama ile kullanılan bu teknikte yapılacak işlerin kategorize edilmesi gerekir. Bunun için işler, bugün yapılması şart, bugün yapılması gerekir ve bugün yapılabilir şeklinde sıralanır.
- 101 Yaklaşımı
Genellikle iş dünyasındaki kullanılan 101 yaklaşımı planlı ilerlemeyi amaçlar. Bu yaklaşımda randevu defteri kullanmak önemli kabul edilir. Aynı zamanda yapılacak işlerin belirlenmesi, sistemli bir şekilde ilerlemenin temelini oluşturmaktadır.
- Sihirli Araç Yaklaşımı
Sihirli araç yaklaşımında amaç, işlerin kolay ve hızlı ilerlemesine yardımcı olacak araçların tespit edilmesi ve işe dahil edilmesidir. Böylece işe ayrılan zamandan tasarruf sağlamak mümkün olacaktır.
- Akıntıya Bırakma Yaklaşımı
Diğer yaklaşım ve tekniklerden farklı olan bu yaklaşım, zamanı yönetme odaklı değil, zamanın doğal akışına ayak uydurma odaklı ilerler. Zaman yönetimine karşı çıkan bu yaklaşımda yaşantıyı fırsatlara açmak amaçlanır.
- İyileştirme Yaklaşımı
İyileştirme yaklaşımında zaman yönetimi sorunları, çevresel, sosyal ve psikolojik nedenlere dayanır. Bu yaklaşımda zaman yönetimi sorunlarının iyileştirilmesi amaçlanmaktadır.
- Hedef Belirleme Yaklaşımı
Hedef belirleme yaklaşımı zaman yönetimi alanında hedefe ulaşma konusunda ne başarılı tekniklerden biri olarak kabul edilir. Ulaşılacak hedefin belirlenmesi zaman yönetimi konusunda bireyi teşvik eder. Böylece kolay ve pratik bir uygulama elde edilebilir.
- Düzenli Yaşam Yaklaşımı
Zamanın iyi değerlendirilememesinin nedeni düzenli olmamaktır. Bu nedenle zaman yönetimine başlarken ilk olarak düzenli bir plan çizilmesi gerekir. Düzenli yaşamı kişi, hem kişisel hem de iş hayatına adapte etmektedir.
- Savaşçı Yaklaşımı
Savaşçı yaklaşımında birey, zamana karşı savaş halindedir. Sorumluluğun kişi üzerinde olduğu bu yaklaşımda yetkilerin devredilmesi mücadele yöntemlerinden biri olarak sayılabilir.
Depar Akademi İle Başarı Danışmanlığı
Bireysel olarak ya da şirket içi başarıyı artırmak için ilk olarak zamanı yönetme biçiminin oluşturulması gerekmektedir. Doğru zaman yönetimi ile başarı elde etmek mümkün. Zaman yönetimi hakkında planlı ve etkili bir eğitim için Depar Akademi uzmanlığına başvurabilirsiniz.